Huishoudelijk Reglement Wijkpanel Wijk Nijlân

1. Naam, positie en definitie

Het Wijkpanel is genaamd “Wijkpanel Wijk Nijlân”. Het Wijkpanel is een werkgroep welke bestaat uit een dagelijks bestuur en leden en is een eigen juridische rechtspersoon ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. 

• De Wijk Nijlân wordt verder in dit document aangeduid als “de wijk”.
• De wijk wordt begrensd door de Julianalaan, de Overijsselselaan, het van Harinxma kanaal en de spoorlijn Leeuwarden-Zwolle.
• Wijkpanel Nijlân werkt op onderdelen samen met het Wijkcentrum Nijlân; met name op het gebied van het organiseren van activiteiten voor wijkbewoners.

2. Doelstelling
   Het wijkpanel is de belangrijkste gesprekspartner van gemeente bij de belangenbehartiging van de wijk en haar bewoners en denkt mee over passende maatregelen en het beleid voor de wijk. Tevens is het wijkpanel aanspreekpunt voor mensen uit de wijk.
   
   
3. Middelen
   Om de in genoemde doelstelling te bereiken, worden navolgende middelen aangewend:

• Advies aan de Gemeente, gevraagd en ongevraagd, over alle zaken die voor de wijk van belang zijn
• Het stimuleren en ondersteunen van activiteiten die de genoemde doelstelling bevorderen

• Het regelmatig publiceren van bezigheden en vergaderdata om de wijkbewoners op de hoogte te houden en te stimuleren 
• Laagdrempelig toegankelijk zijn voor wijkbewoners als aanspreekpunt 

4. Leden van het wijkpanel als vertegenwoordiging van de wijk
   Bewoners van de wijk kunnen lid worden van het Wijkpanel mits zij de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt.
   Het wijkpanel bestaat uit minimaal 3 en maximaal 9 leden.Hiervan vormen drie leden het Dagelijks Bestuur.
   Er wordt naar gestreefd om de leden van het wijkpanel een zo goed mogelijke afspiegeling van de wijk te laten zijn.

4.1 Dagelijks Bestuur
Het Wijkpanel kiest uit zijn leden een voorzitter, secretaris en penningmeester. De keuze voor de invulling van deze ‘speciale functies’ dient unaniem te zijn.
Deze ’speciale functies’ hebben dezelfde rechten en plichten als de overige wijkpanel leden met op onderdelen tekenbevoegdheid.

4.2  Zittingsduur
Wijkpanel leden hebben zitting voor de duur van 4 jaar. Verlenging met 4 jaar is mogelijk als er geen andere aanmeldingen van leden zijn.

5. Toetreding tot het wijkpanel
   Bewoners en/of vertegenwoordigers van binnen de wijk actieve organisaties kunnen zich aanmelden als lid van het wijkpanel.

Na aanmelding en een eerste kennismaking tijdens een vergadering van het wijkpanel gaat het startende lid een periode van drie maanden meedraaien in het Wijkpanel.
Tijdens deze periode kan het lid bepalen of hij/zij definitief wil toetreden tot het wijkpanel.

5.1  Afscheid nemen van het wijkpanel
Indien een lid afscheid wil nemen van het wijkpanel dan dient dit drie maanden voor de stopdatum aangekondigd te worden i.v.m. overdracht en werving van een nieuw wijkpanel lid.

6. Vergaderingen Wijkpanel
   Het wijkpanel vergadert officieel elke tweede dinsdagavond  van de maand uitgezonderd vakantie en feestdagen, zo nodig worden extra vergaderingen ingelast.
   Officiële Vergaderingen zijn openbaar bij te wonen, wijkbewoners of bij de wijk betrokken instanties zijn welkom. Deze vergaderingen vinden plaats in het Wijkcentrum Nijlân of digitaal.
   Agendapunten kunnen worden ingebracht door wijkpanel leden, bewoners en bij de wijk betrokken instanties.

6.1  Besluitvorming
Besluiten worden genomen door het voltallige wijkpanel.
In beginsel op basis van consensus of bij meerderheid van stemmen.

6.2  Verslaglegging
Van de officiële vergaderingen wordt verslag gemaakt. Deze verslagen zijn toegankelijk via de website van de wijk Nijlân (link invoegen) 

6.3 Wijkconferentie
Het Wijkpanel organiseert jaarlijks een Wijkconferentie voor de bewoners en betrokken instanties bij de wijk. Tijdens de wijkconferentie legt het wijkpanel verantwoording af over de gedane activiteiten en de plannen voor het komende jaar.
Tevens kunnen instanties of bedrijven een presentatie geven over zaken die de wijk aangaan. 

7. Werkgroepen
   Het Wijkpanel heeft diverse werkgroepen die projecten/activiteiten oppakken welke voortkomen uit de jaarplanning en passen bij de speerpunten van het wijkpanel.
   Projecten/activiteiten worden uitgevoerd na besluitvorming door het wijkpanel.
   In projecten kunnen wijkbewoners, vrijwilligers en instanties participeren.
   Huidige werkgroepen zijn: Sport, Groen en Spel, Leefbaarheid.
   
   
8. Communicatie
   Het wijkpanel stimuleert communicatie via digitale (Social) Media om zoveel mogelijk wijkbewoners te bereiken (Facebook/Instagram/  Website). Ook zal indien gewenst nog gebruik gemaakt worden van flyers en een wijkkrant. 

Bij communicatie met de gemeente wordt altijd de door de gemeente aangestelde wijkmanager betrokken.
De werkgroep Communicatie draagt zorg voor het bepalen van de juiste methodes. 

9. Financiën
   Het wijkpanel ontvangt een jaarlijkse bijdrage van de gemeente. Daarnaast zijn er inkomsten uit verstrekte subsidies ten behoeve van projecten. Het wijkbudget wordt gebruikt voor zaken die de leefbaarheid van de wijk ten goede komen.
   De werkzaamheden voor het Wijkpanel zijn onbezoldigd. Kosten die door panelleden worden gemaakt in het kader van werkzaamheden voor het panel worden, na overlegging van een gespecificeerde rekening aan de penningmeester, voor 100% vergoed.

10. Onvoorzien
    Indien er zich zaken voordoen die niet onder het huishoudelijk reglement vallen dan beslist het wijkpanel.

11. AVG
    Het wijkpanel houdt rekening met de privacy volgens de wet AVG van allen met wie zij contact heeft in het kader van de uitvoering van haar taken (wijkbewoners, gemeentelijke ambtenaren, derden waarmee zaken worden gedaan).

• De persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het uitvoeren van de specifieke taak waarvoor deze zijn doorgegeven. De informatie kan worden gedeeld met de gemeente Leeuwarden, bijvoorbeeld voor het doen van betalingen.
• Bewaartermijn is 5 jaar.
• Ieder die persoonsgegevens aan het wijkpanel heeft doorgegeven kan een verzoek indienen via info@nijlan.nl om deze te verwijderen. Verwijderen zal middels mail bevestigd worden.

12. Taken en Verantwoordelijkheden

Wijkpanel leden:

• Leden ondersteunen de missie en visie en tonen zich betrokken bij de wijk
• Leden zijn zich bewust van hun rol en positie; ogen en oren van de wijk, de schakel tussen de bewoners en instanties zoals b.v. Amaryllis, Buurtkamer, Wijkcentrum.
  Persoonlijke politieke voorkeuren worden niet als wijkpanel lid geprofileerd. 
• Leden streven ernaar om zoveel mogelijk bij de vergaderingen aanwezig te zijn. 
• Leden zijn in staat om vergaderingen digitaal bij te wonen en zijn digitaal vaardig m.b.t: mail, cloudbased werken, social media. 
• De bij het wijkpanel onderhanden onderwerpen worden onderverdeeld bij de diverse werkgroepen. Elke werkgroep heeft een zgn. “trekker”. De trekker is verantwoordelijk voor de voortgang en realisatie van het project en brengt verslag uit van het verloop tijdens de vergaderingen. Bij afwezigheid van de trekker, neemt een ander lid van de werkgroep dit over.

Voorzitter:

• De voorzitter stelt de agenda samen, leidt de vergaderingen en bewaakt de voortgang van de agendapunten
• De voorzitter kan in overleg met de meerderheid van het wijkpanel een extra vergadering uitschrijven
• De voorzitter kan een discussie sluiten als hij meent dat het onderwerp in de vergadering voldoende is toegelicht
• De voorzitter ziet toe op naleving van het huishoudelijk reglement.

Penningmeester:

• De penningmeester administreert en bewaakt de financiën. Hij onderhoudt het contact met de gemeente voor de daadwerkelijke financiële administratie, die aldaar gevoerd wordt.
• De penningmeester coördineert het opstellen van de begroting en legt verantwoording af over het afgelopen boekjaar.
• De penningmeester zorgt voor het indienen van de benodigde overzichten bij de gemeente.

Secretaris:

• De secretaris zorgt voor de bijlages bij de vergaderingen, de notulen van alle vergaderingen, uitgezonderd die van werk- en projectgroepen, die zelf verantwoordelijk zijn voor het maken van notulen. Het daadwerkelijk notuleren van vergaderingen kan aan een externe kracht worden uitbesteed.
• De secretaris coördineert het samenstellen van het jaarverslag.